Llevar correctamente los libros registro es una de las obligaciones fiscales básicas de cualquier autónomo. Estos documentos reflejan la actividad económica de tu negocio y son fundamentales en caso de una inspección de Hacienda. Aunque no siempre se presentan de forma periódica, debes tenerlos actualizados y listos para mostrar si te los requieren. En este artículo te explicamos qué libros debes llevar según tu régimen fiscal, qué datos incluir y cómo hacerlo correctamente.

¿Qué son los libros registro y para qué sirven?

Son documentos contables en los que los autónomos deben anotar de forma ordenada y cronológica todos los movimientos económicos de su actividad:

• Ingresos

• Gastos

• Facturas emitidas y recibidas

• Bienes de inversión

• Operaciones intracomunitarias (si aplican)

Su objetivo principal es justificar tus declaraciones de IVA, IRPF y otros modelos fiscales ante la Agencia Tributaria.

¿Qué libros registro son obligatorios para un autónomo?

Depende del régimen fiscal en el que estés dado de alta.

📌 Si tributas en estimación directa (normal o simplificada):

• Libro de ingresos

• Libro de gastos

• Libro de bienes de inversión (si tienes amortizaciones)

• Libro de provisiones y suplidos (solo para estimación directa normal)

📌 Si tributas en régimen de IVA:

Además, debes llevar:

• Libro registro de facturas emitidas

• Libro registro de facturas recibidas

• Libro de bienes de inversión

• Libro de operaciones intracomunitarias (si aplica)

📌 Si tributas por módulos (estimación objetiva):

No es obligatorio llevar libros, pero sí debes conservar las facturas emitidas y recibidas, y puede ser útil llevar un registro para control interno.

¿Qué debe contener cada libro?

📘 Libro de ingresos:

• Fecha

• Número de factura

• Cliente

• Concepto

• Importe total

• Base imponible e IVA

📗 Libro de gastos:

• Fecha

• Número de factura recibida

• Proveedor

• Concepto

• Importe total

• IVA deducible

📙 Libro de bienes de inversión:

• Fecha de compra

• Descripción del bien

• Valor de adquisición

• Porcentaje de amortización

• Años de vida útil

📕 Libro de facturas emitidas y recibidas:

• Datos similares a los anteriores, pero centrado en cumplimiento con el IVA.

¿Cómo se deben llevar los libros registro?

Puedes llevarlos de varias formas:

1. Excel o plantillas propias: válido, pero deben estar actualizados, ordenados y claros.

2. Software de facturación o contabilidad: más seguro, automatizado y con respaldo digital.

3. Sistema de libros registro en la AEAT: si estás obligado a SII o si prefieres subirlos directamente.

📌 Deben conservarse durante al menos 4 años.

¿Se presentan en Hacienda?

No se presentan de forma periódica, pero Hacienda puede requerírtelos en una inspección o comprobación limitada. Si estás en el régimen SII (Suministro Inmediato de Información), entonces los envías casi en tiempo real.

¿Qué pasa si no los llevas correctamente?

• Puedes ser sancionado con multas de hasta 1.500 € por libro.

• Si hay ocultación de datos o fraude, las sanciones pueden aumentar.

• No podrás justificar deducciones de IVA o gastos en el IRPF si no están correctamente anotados.

Consejo profesional

• Anota tus movimientos cada semana o cada vez que emites/recibes facturas.

• Usa un sistema que te permita filtrar, exportar y respaldar tus libros fácilmente.

• Si llevas tú la gestión, guarda copias mensuales en la nube o disco duro externo.

Conclusión

Llevar los libros registro no solo es una obligación legal, sino también una herramienta útil para controlar tu negocio. Tenerlos bien organizados te permitirá declarar con seguridad, detectar errores y responder ante cualquier requerimiento de Hacienda. Si no sabes cómo llevarlos, lo mejor es contar con una asesoría o software especializado.