Llevar al día los libros contables no solo es una buena práctica para el control de tu actividad como autónomo, sino que en muchos casos es una obligación legal. En este artículo te explicamos qué libros debes llevar en 2025 según tu régimen fiscal, cómo debes conservarlos y qué pasa si no los tienes en regla.

¿Depende del régimen fiscal?

Sí. Las obligaciones contables varían según el tipo de estimación por la que tributes:

• Estimación directa simplificada (la más común):
  → Autónomos con facturación inferior a 600.000 €/año.
  → Obligados a llevar libros básicos.

• Estimación directa normal:
  → Autónomos con ingresos superiores a 600.000 € o que voluntariamente optan por este régimen.
  → Obligaciones contables más complejas, similares a las de una empresa.

Libros obligatorios en estimación directa simplificada

1. Libro de ingresos

   • Registra todas las facturas emitidas y cobros.

   • Debe incluir fecha, concepto, importe, cliente y número de factura.

2. Libro de gastos

   • Recoge todas las facturas y justificantes de compras y gastos deducibles.

   • Debe estar ordenado cronológicamente.

3. Libro de bienes de inversión (si aplica)

   • Solo si compras activos que se amortizan (ordenadores, maquinaria, vehículos…).

   • Incluye fecha de compra, importe, duración estimada, cuota de amortización, etc.

4. Libro de facturas emitidas y recibidas (si estás en régimen general de IVA)

   • Obligatorio si estás obligado a presentar el modelo 303.

   • Debes registrar todas las facturas con los datos fiscales completos.

¿Y si tributas en estimación directa normal?

En ese caso, además de los anteriores, deberás llevar:

• Libro diario

• Libro mayor

• Cuentas anuales

• Balances de situación

• Cierre contable

En resumen: tus obligaciones contables son similares a las de una sociedad.

¿Y si estoy en módulos?

Los autónomos en estimación objetiva (módulos) no están obligados a llevar libros contables, pero sí deben conservar:

• Facturas emitidas y recibidas

• Justificantes de gastos

• Documentación relacionada con la actividad

¿En qué formato deben llevarse los libros contables?

Puedes llevarlos de forma:

• Manual (en papel)

• En hojas de cálculo (Excel, Google Sheets…)

• Mediante software de facturación o contabilidad

• Aplicaciones contables homologadas

Importante: deben estar a disposición de Hacienda si te los solicita. En inspección pueden pedirte los libros en formato digital.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los libros contables?

Debes conservarlos durante al menos 4 años, aunque en algunos casos Hacienda puede revisar hasta 6 años hacia atrás.

¿Qué pasa si no los llevas o están mal?

• Multas desde 150 € hasta 6.000 € por libro mal llevado, incompleto o inexistente.

• Pérdida del derecho a deducirte gastos no registrados correctamente.

• Riesgo de recargo e inspección si hay incongruencias con tus declaraciones.

Consejos prácticos para autónomos

• Lleva los libros al día, no los dejes para final de trimestre.

• Usa un programa o app que se sincronice con tus facturas.

• Guarda copias de seguridad regularmente.

• Clasifica bien los gastos y no mezcles los personales con los profesionales.

• Si puedes, delega en un asesor contable o fiscal.

Conclusión

En 2025, llevar correctamente los libros contables sigue siendo clave para cualquier autónomo que quiera tener sus cuentas en orden y evitar problemas con Hacienda. Ya sea en papel, Excel o software, lo importante es que estén actualizados, sean claros y reflejen fielmente tu actividad económica.