Tanto los autónomos como las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) pueden deducir una serie de gastos para reducir su base imponible en la declaración de la renta o en el impuesto de sociedades. Conocer bien cuáles son los gastos deducibles y cómo justificarlos es clave para pagar lo justo a Hacienda y evitar sanciones.

Diferencia entre gasto contable y gasto fiscal

• Gasto contable: todo gasto que figura en la contabilidad.

• Gasto fiscal: gasto que, además de contable, cumple los requisitos legales para ser deducido en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades.

No todos los gastos contables son fiscalmente deducibles. Para que un gasto se considere deducible, debe cumplir estos requisitos básicos:

1. Estar relacionado con la actividad económica.

2. Estar debidamente justificado (factura completa).

3. Estar registrado en los libros contables o de gastos.

Gastos deducibles comunes para autónomos y PYMEs

A continuación, se detallan los principales gastos que pueden deducirse, con especial atención a lo que permite Hacienda en 2025:

• Suministros: luz, agua, teléfono, internet. En caso de trabajar desde casa, solo se deduce una parte proporcional (30 % sobre el porcentaje de la vivienda afecto a la actividad).

• Gastos de gestoría, asesoría o software de facturación.

• Gastos de vehículo: solo si está afecto 100 % a la actividad (comprobable). Muy vigilado por Hacienda.

• Dietas y manutención: hasta 26,67 €/día si es en España (siempre que esté justificado, pagado con tarjeta y en establecimiento de hostelería).

• Material de oficina y consumibles.

• Publicidad y marketing: anuncios en redes sociales, Google Ads, cartelería…

• Formación: cursos, talleres, seminarios relacionados con la actividad.

• Gastos financieros: comisiones bancarias, intereses de préstamos afectos a la actividad.

• Seguros profesionales: RC, salud (con límites), etc.

• Sueldos y salarios de empleados: incluida la Seguridad Social.

• Cuota de autónomos (RETA): deducible en el IRPF.

• Amortizaciones: gasto fiscal por desgaste de maquinaria, ordenadores, etc.

Gastos problemáticos o con limitaciones

• Vehículo particular: salvo casos muy concretos (taxistas, repartidores, comerciales…), Hacienda no permite deducir ni el coste ni la gasolina.

• Vivienda habitual: si se usa como lugar de trabajo, hay que declarar el porcentaje de uso profesional, y aún así hay muchas restricciones.

• Gastos personales mezclados con la actividad: ropa, restaurantes, viajes… no son deducibles salvo que estén plenamente justificados como gasto profesional.

Ejemplo práctico: deducción de gastos en un autónomo

Un diseñador gráfico freelance con oficina en casa puede deducir:

• 30 % de la parte proporcional de su vivienda usada como oficina.

• Su ordenador y software de diseño.

• Suscripciones a bancos de imágenes.

• Campañas en redes sociales.

• Cursos de actualización profesional.

• Cuota de autónomos y gestoría.

➡️ Si factura 35.000 € y tiene 9.000 € en gastos deducibles, solo tributará sobre 26.000 €.

Consejos para evitar problemas con Hacienda

• Exige siempre facturas completas (no valen tickets).

• No mezcles cuentas personales y profesionales.

• Guarda justificantes bancarios de todos los pagos.

• Utiliza un software de facturación y contabilidad fiable.

• Si dudas, consulta con un asesor fiscal.

Conclusión

Deducir correctamente los gastos es una herramienta fundamental para reducir la carga fiscal. Tanto los autónomos como las PYMEs deben conocer qué gastos pueden incluir legalmente y cómo justificarlos. Una gestión fiscal eficiente marca la diferencia entre la rentabilidad y el error.